MEDIOS CONVENCIONALES
a) Listado de medios y periodistas
Base de datos:
-Tipología: medios de comunicación, agencias de noticias, revistas especializadas, periodistas independientes y prensa extranjera.
-Organización: nombre, dirección, teléfono y mail; tipo de publicación, periodicidad, zona geográfica de difusión, número de lectores o audiencias y características demográficas; nombres de responsables, periodistas y fotógrafos; agencia de publicidad, tarifas, nombre del director comercial y del interlocutor habitual.
Actualizadas: teléfono y guías de comunicación (cada 6 meses).
b) Rueda de prensa
-Convocar solamente las muy justificadas.
-Convocar a todos los medios.
-Cuidar la corrección de la convocatoria: razón social de quién invita; lugar, día y hora; personas que estarán presentes; cuestiones a tratar; nombre y teléfono de la persona de contacto.
-Ver el mejor día y hora para convocarla (consultar previsiones a través de la suscripción a la agenda informativa de las agencias).
-Enviar la convocatoria el día antes, de 10,00 a 14,00 h., al responsable de la sección correspondiente. Confirmar la recepción, asistencia y previsiones para el día siguiente.
-Crear alguna expectación previa para tener un mayor eco informativo.
-Vigilar la lista de participantes (3) y la duración de la comparecencia (no más de 25 o 30 minutos, sin contar el turno de preguntas).
-Ir directos al grano, evitar las preguntas conflictivas y dar titulares.
-Tener en cuenta la especificidad de cada medio: interés menor para TV (editar video) y radio (entrevistas, cortes).
-Preparar carpeta informativa.
-Saber quién es quién y quién falta.
-No sólo el mensaje es comunicación.
-Seguimiento posterior: distorsión o no emisión.
c) Comunicado de prensa
-Dosificar, en función del interés y la actualidad (se publican sólo el 20 ó 25%).
-Informativo, no de opinión.
-Breve, conciso y claro: 20” de lectura (un folio), con un lenguaje preciso y comprensible
-Dar titular y resumen del contenido (entradilla).
-Pirámide invertida: quién, qué, dónde, cómo, cuando y por qué, en cuatro o cinco líneas, los párrafos siguientes descienden en importancia.
-Enviar el día antes por mail al responsable de la sección y confirmar la lectura.
-Correcta presentación: logotipo, interlineado, márgenes, tipo de letra.
-Enviar a todos los medios, sin excepciones: listado actualizado, conocer la identidad del periodista (trato personalizado)
-Tener en cuenta la especificidad de cada medio: el estilo, hora de cierre, forma de trabajo, programas, fotos para prensa, entrevistas para radio, empresas especializadas para producción de video-noticias.
Comunicado de prensa (Medios Impresos)
Cabecera fija: datos del emisor (nombre y organización)
Cabecera móvil: datos receptor (nombre del periodista, sección y medio)
Asunto
Fecha y hora
Lugar
Organiza
Colabora y Patrocina
Persona de contacto, correo y móvil
Titular: título y opcionalmente subtítulo (quién y qué).
Entradilla o Lead: resumen del contenido, en cuatro o cinco líneas (pirámide invertida).
Cuerpo de texto: según (fuente de la noticia), para qué (consecuencias), cuánto (a cuánta gente afecta) Secuencia: hechos más importantes, detalles importantes y datos menos importantes.
Cierre: datos que ayuden a fijar el hecho y a mantener el interés.
Imágenes y links: facilitar información y asegurar mayor cobertura.
Comunicado de prensa (Medios Audiovisuales)
Más escueto y redundante.
Entrada: datos más relevantes y atractivos.
Primer párrafo: se redunda con distintos términos lo fundamental de la entrada y se añade uno o dos datos nuevos.
Segundo párrafo: un nuevo dato, un dato redundante y un nuevo dato.
Cierre: datos que ayuden a fijar el hecho y a mantener el interés.
Material audiovisual o entrevistas.
d) Entrevista
Concertar la entrevista:
-Motivo, día, hora y lugar.
-A través del responsable de comunicación.
-Protagonismo del entrevistado (portavoz oficial u cualquier miembro del organismo).
-Cuándo y dónde: cuidar la frecuencia de aparición y elegir el medio más conveniente en cada momento (difusión, orientación e incidencia).
-En qué condiciones: en situación de normalidad, bonanza o crisis.
Preparar la entrevista:
-Conocer las características del medio y del periodista.
-Saber principales cuestiones a tratar (no solicitar el cuestionario de preguntas).
-Tratar con mucho tacto las condiciones de publicación o emisión.
-Ensayo previo con el entrevistado.
-Confeccionar un dossier para el entrevistado:
ØGuión con los temas principales y repertorio de ideas claras y concisas sobre dichos temas
ØDos o tres ‘titulares’ que el entrevistado debe memorizar
ØRelación de temas delicados y posibles respuestas
ØCaracterísticas del medio y del periodista
-Elaborar otro dossier para el periodista (biografía del entrevistado, último informe anual, etc.)
Celebrar la entrevista
-En el despacho del entrevistado, sin teléfonos.
-Sin prisas, pero sin exceder los 45’ ó 60’.
-Grabar siempre la entrevista.
-Recibir al periodista con amabilidad y preguntarle algunos detalles de su trabajo.
-Mostrar una actitud abierta y transparente: la verdad (sin secretos), responder a todas las preguntas y esquivar las complicadas (no comment)
-Tratar al periodista como un profesional, no como enemigo: evitar la imagen de crispación ante una pregunta poco habitual.
-Felicitar al periodista, pasando por alto los pequeños errores.
-Exigir imparcialidad: si hay manipulación, hablar con el periodista y el director del medio o valer el derecho de réplica y rectificación.
MEDIOS ONLINE (interactividad, personalización e inmediatez)
-Notas de prensa a medios de comunicación en Internet (diarios o revistas digitales, sitios de noticias, blogs…): incluir las palabras clave que el público utiliza para hacer búsquedas en el ciberespacio.
-Web o Blog corporativo: editor de contenidos que prima los mismos contenidos (multimedia), la actualización constante (diaria o semanal) y el carácter bidireccional, tanto interno (comentarios) como externo (enlaces). Objetivo: comunicarse con los públicos clave o posicionarse como expertos en la actividad de la organización.
-Redes sociales (Facebook, Twitter, YouToube…): efecto “boca a boca”.
-Boletines o news letter: sin abusar.
-Alertas automáticas RSS (por suscripción): titular, breve descripción y un link al informe completo.
-Sala de prensa virtual: dossier de prensa completo y actualizado, últimas notas de prensa y noticias, imágenes y logos en alta resolución, archivos audio y video (transcripción), apariciones en medios, calendario de eventos, contacto.
OTRO TIPO DE RELACIONES INFORMATIVAS
-El Off the record: información oficiosa o confidencial a uno o varios periodistas de confianza para su utilización indirecta sin revelar la identidad de la fuente (en reuniones periódicas informales que buscan la complicidad del periodista).
-La filtración: información reservada e individual para influir sobre la opinión pública en momentos de crisis, sin desvelar la fuente (relacionada con el “ego” personal, política, bien intencionada, por venganza, “globo-sonda”, chivatazo).
-El rumor interesado: cierto o no, en situaciones tensas o de conflicto social, cuya fuente es imposible identificar y que son difíciles de demostrar; a veces, “fabricado” por los propios Gabinetes de Comunicación.
-La desinformación o intoxicación informativa: intencionalidad, verosimilitud, eficiencia, con el objetivo de crear confusión o desacreditar a alguien, con la complicidad de los medios de comunicación.
En todos los casos: utilizar con sumo tacto, prudencia absoluta y garantía de confidencialidad.
