Información originada en algún punto de la organización que se vierte hacia abajo en la estructura jerárquica, con el fin de informar o influir (periódica, completa y veraz).
Razones: crisis del principio de autoridad, mayor cualificación de los técnicos y cuadros intermedios y necesidad de eliminar tensiones, fatales para la supervivencia de la empresa.
A) Beneficios
-Refuerza el prestigio de la jerarquía, cualquiera que sea su nivel.
-Realza la influencia y autoridad del responsable inmediato.
-Potencia la responsabilidad del directivo.
-Suaviza las tensiones.
-Favorece el diálogo.
-Los individuos se sienten menos aislados.
-Fortalece el espíritu de equipo.
B) Barreras
-Un estilo de dirección y mando impositivo.
-La incapacidad para transmitir el mensaje (falta de formación y habilidades).
-El temor a perder influencia y áreas de poder (información como fuente de poder).
-La complejidad en la estructura organizativa y la dispersión geográfica (falta de fluidez).
C) Herramientas de comunicación descendente:
Manual de acogida
Formación de acogida en rotación
Guía Práctica del Personal
Carta a los miembros de la organización
Correo electrónico
Intranet
Tablón de Anuncios
Revista, boletín, periódico de empresa
Audiovisuales de empresa
Balance Social
Eventos internos: Convención Anual y Reuniones de Ciclo
1) Manual de acogida:
-Publicación para nuevos empleados (historia, organigrama, funcionamiento, política de empresa, canales de participación…)
-Objetivo: facilitar la integración del nuevo empleado.
-Ej. “Libro de Familia” del grupo NH, CD del grupo Cortefiel.
2) Formación de acogida en rotación:
-Hacer pasar a un empleado nuevo de un puesto a otro por un tiempo breve (para jóvenes titulados)
-Objetivos: proporcionar una visión de conjunto y una formación integral, servir de prueba, estimular la cooperación entre departamentos, obligarlos a estar al día y ejercer una acción formativa y, finalmente, ampliar el círculo de relaciones del empleado.
3) Guía práctica del personal
-También llamada “Reglamento de Régimen Interior”.
-Objetivo: orientar a los trabajadores sobre derechos y deberes.
-Contenido: normativa laboral, política retributiva, servicios médicos de empresa, formación y promoción, vacaciones y otros (economatos, servicios sindicales, excedencias, permisos especiales…).
4) Carta a los miembros de la organización (impacto): firmado por el director o presidente de la empresa con motivo de circunstancias especiales (premiar una trayectoria profesional, felicitar un cumpleaños, jubilaciones…)
5) Correo electrónico (rapidez): cartas, archivos, anuncios de reuniones o informaciones de cualquier tipo.
6) Intranet
-Web privada para empleados con una clave personal de acceso (portales de empleados, autoservicios, teletrabajo)
-Objetivos: compartir información, agilizar el trabajo, fomentar el trabajo en equipo y el sentido de pertenencia
-Contenido: correo electrónico; calendario y agenda; organigrama y directorio; base de datos de clientes y empresas; documentos de utilización habitual; agenda de prensa; buscadores de palabras claves, links; servicios sociales, buzón de sugerencias; varios (actividades culturales y deportivas, formación, concursos, tienda virtual)
7) Tablón de Anuncios
-Paneles de corcho (abiertos o cerrados) o bien electrónicos
-Objetivos: transmitir informaciones legales obligatorias, informaciones de la dirección, intercambio de informaciones del personal
-Claves de éxito: buena localización, hábito de consulta, actualización permanente (persona responsable), diseño espacial y gráfico, colores, titulares…
8) Revista, Boletín, Periódico de Empresa
-Publicaciones periódicas, dirigidas a los empleados (en activo y jubilados)
-Objetivos: informar, motivar e integrar
-Reglas: periodicidad, distribución gratuita, equipo de redacción, apoyo de la dirección, identidad visual, diseño y evaluación periódica
-Secciones: cartas al director, noticias de actualidad, información sobre relaciones laborales y otros (ocio, entretenimiento, actividades extra-profesionales…).
9) Audiovisuales de empresa
-Audiovisuales de registro (de un seminario o convención, para archivo).
-Audiovisuales de formación (sobre seguridad e higiene, nuevas técnicas, etc.).
-Audiovisuales informativos (sobre la empresa en su globalidad o desde un ángulo específico).
-Audiovisuales de promoción (de personas, productos, técnicas…).
10) Balance Social
-Publicación de carácter anual
-Objetivos: informar sobre estrategias y proyectos, resultados económicos, filosofía empresarial y su proyección en el entorno social de la empresa.
-Contenido:
Organización general de la entidad
Estadísticas de personal
Recursos técnicos disponibles
Actividad económica
Información sobre Responsabilidad Social Corporativa
11) Eventos internos
-Convención Anual: reunión de todos los empleados para premiar una trayectoria profesional, entregar incentivos por sugerencias, presentar objetivos anuales del próximo año...; o bien, por Navidad -Reuniones de ciclo: mensuales o trimestrales, dirigidas a la fuerza de ventas (definición o modificación de objetivos, balance comercial, promociones y procedimientos).
